La messagerie instantanée au travail

Après le SMS professionnel (article ici ), nous allons voir comment la messagerie instantanée est utilisée au travail.

Avec trois milliards d’utilisateurs minimum, les messageries instantanées envahissent et révolutionnent les moyens de communications, non plus seulement dans notre quotidien, mais également dans le monde de l’entreprise.

L ‘e-mail pourrait être détrôné par la messagerie instantanée

Le mail est souvent utilisé à tort et à travers. Ce sont désormais des milliards de messages électroniques qui circulent de serveur en serveur. Les mails se croisent, s’amoncellent dans des boîtes de réception déjà surchargées et, rappelons-le, sont peu écologiques : selon l’organisation Carbon Literacy Project, un e-mail représenterait environ 4 grammes de CO2.

Travailler en équipe et avoir une conversation par mails à plusieurs est loin de favoriser la fluidité des échanges. Les messageries instantanées d’abord entrées dans la vie de la génération Y par un biais privé viennent combler un manque en améliorant la communication et la gestion de projet dans les structures professionnelles.

Pourquoi adopter la messagerie instantanée?

En évitant les mails superflus, la messagerie instantanée permet une meilleure synchronicité des questions/réponses et plus de réactivité sur des discussions de groupe. Les collaborateurs en déplacement ou en télétravail restent ainsi toujours connectés au reste de l’équipe et au fait de l’activité. On obtient donc, la plupart du temps, un gain de temps et donc de productivité.

ReportLinker a récemment mené une enquête auprès de 513 travailleurs aux Etats-Unis afin de comprendre l’usage de la messagerie instantanée au travail, d’évaluer la popularité des différents outils et d’analyser le risque qu’ils comportent.

L’efficacité (22%) et le travail d’équipe (14%) sont considérés comme les principales raisons d’utiliser une application de messagerie instantanée. Parmi les salariés, 45% expliquent que ces outils les rendent plus productifs, 14% indiquent qu’ils réduisent ainsi leur volume de mails, 12% en apprécient la flexibilité et 10% trouvent ces outils faciles à utiliser.

Mais elles favorisent également le travail d’équipe : près de la moitié des répondants pensent que la messagerie instantanée encourage la collaboration.

Rester prudent en utilisant la messagerie instantanée

Les outils de messagerie instantanée présentent quelques risques : les MI ouvrent la porte aux virus car la plupart sont dépourvus du minimum requis, en termes de sécurité et de contrôle.

Se pose également le problème des fichiers attachés reçus qui peuvent contenir des virus et infecter le système informatique de l’entreprise. Dépourvues de toute protection, les connexions MI sont en outre une cible facile pour les pirates.

Pour s’en protéger, la méthode est la même que pour les autres virus. Il faut constamment tout surveiller, en utilisant des programmes antivirus pour la messagerie instantanée sur votre passerelle.

Chez LLIS NETWORK nous pouvons installer ,dans vos serveurs informatiques, un logiciel de messagerie instantanée sécurisé afin de vous faciliter la tâche.

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